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Livraison de documents via le Web
La livraison via le Web permet de ‘livrer’ un document directement sur le poste de travail de l’utilisateur final. Plutôt que d’envoyer le document à la localisation emprunteuse, le prêteur envoie un courriel contenant l’adresse URL du document directement à l’utilisateur. Celui-ci n’a qu’à cliquer sur le lien pour accéder au site du prêteur, site sur lequel l’utilisateur peut voir ou imprimer le document (il ne peut pas le télécharger). Les documents sont habituellement en format PDF sécurisé. L’avantage de cette méthode pour le fournisseur est qu’il conserve le plein contrôle de la version électronique de son document.
Pour qu'un document puisse être fourni via le Web, les conditions suivantes doivent être remplies:
•L'état de la demande doit être En traitement.
•Le type de service doit êtreCopie.
•Le mode de livraison doit être WebPDF.
•La demande doit contenir une adresse courriel pour l’envoi du lien.
Préparation du document
Avant d’ajouter le lien URL dans la demande, le prêteur doit:
•Numériser une copie du document demandé.
Comment relier un document à une demande
Si un document doit être joint à une demande, le bouton Ajouter sera affiché avec la demande dans la liste de résultats. Pour lier un document à une demande:
1.Localisez la demande à partir de l'écran Recherche-Demandes.
2.Dans la liste de résultats, cliquez sur Ajouter pour afficher la Demande détaillée. Allez à la section Détails sur le document.
3.Un message vous invite à entrer le chemin d'accès au document.
4.Une fenêtre Windows standard pour ouvrir un fichier est présentée.
5.Sélectionnez le fichier en cliquant sur le bouton Ouvrir.
6.Après avoir sélectionné le document, cliquez sur Joindrepour lier le document à la demande.
7.Ceci fait apparaître une fiche détaillée du document Fichier joint PEB – Détails où vous pouvez ajouter des conditions spécifiques d'utilisation et des mentions de copyright.
8.Sélectionnez la Condition d'utilisation appropriée (s'il y a lieu) et entrez une Déclaration Copyright (peut être laissé en blanc).
9.Finalement, cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer ces informations dans la base de données.
Le nom du document et l’état de la transmission seront affichés. Si vous cliquez sur le lien, vous pourrez voir le document joint.
Note. -Lorsqu’un document est joint, VDX convertit un document en format TIFF en format PDF. VDX crée également un lien URL et une clé d’accès.
•Cliquez sur le nom du document en hyperlien pour voir le document en ligne.
•Cliquez sur le lien Détails pour voir ou modifier les détails sur le fichier joint.
•Cliquez sur la croix pour supprimer le fichier joint.
Comment transmettre un document
Le document est transmis en utilisant l’action Expédié: ceci envoie message à l’adresse électronique de l’usager. Ce message contient le lien URL du document et une clé d’accès.
La clé d’accès consiste en un nom d’utilisateur et un mot de passe.
Authentification de l’usager
L’usager récupère le document en cliquant sur le lien URL. Le système lui demande d’inscrire un nom d’utilisateur et un mot de passe. Selon les lois locales sur le copyright, un avis quant au droit d’auteur peut être affiché avant l’affichage du document. Les documents WebPDF sont soumis aux mêmes limites d’accès que les autres types de documents en ligne.
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